Compte rendu de la réunion du 21/09/2007

Etaient présents :
Christophe Loyre (Président de l'association, et organisateur de la réunion)
Matthieu Valin
Gaylord Tranchant
Romain Cormier
Emmanuel Bernuau
Paul Ferret

L'objet de cette réunion était de relancer la dynamique de l'association, qui connait actuellement des heures difficiles, les membres "historiques" de l'association étant de moins en moins disponibles (famille, éloignement...). Afin de permettre à l'association de prendre un nouveau départ, il était donc nécessaire de faire venir de nouveaux membres à qui transmettre le savoir-faire acquis sur les dix dernières années (sans pour autant oublier les anciens membres bien sûr, Christophe n'étant pas près à abandonner son "bébé").

La première partie de la réunion a consisté en un état des lieux de la situation de l'association, et des choses à connaitre pour pouvoir organiser les tournois. Nous avons ensuite discuté des objectifs futurs de l'association, et des moyens à mettre en oeuvre pour les réaliser.

1 - Situation actuelle de l'association

L'association a été créée en 1997 dans le but de "Faire connaître et développer les Jeux de réflexion et de simulation à tous les publics".
Ses activités d'origine comprenaient donc des réunions hebdomadaires autour de divers jeux en plus de l'organisation des tournois Magic.
Après avoir connu une organisation bipolaire entre Poitiers et La Flèche (lieu de travail de Christophe à l'époque), l'association s'est recentrée uniquement à Poitiers, et la plupart des activités ont cessé, ce qui fait qu'actuellement l'association s'occupe quasiment exclusivement de l'organisation de tournois Magic. La santé de l'association est cependant très bonne, puisqu'elle dispose encore de bons moyens financiers et matériels. Le compte bancaire et et les caisses contiennent environ 1700€, et l'association peut même disposer de subventions annuelles de la mairie de Buxerolles, qui ne sont pas jugées nécessaires pour le moment car, dans son état actuel, les activités de l'association lui permettent de
s'auto-financer.
Au niveau matériel, Damoclès dispose de trois ordinateurs portables
(dont deux ont mainteant 8 ans), de trois imprimantes (dont une laser), de deux appareils photo numériques, d'un grand nombre de jeux de plateau (mais peu de jeux récents), de produit Magic notamment destiné aux dotations des tournois (boosters, goodies...), ainsi que de divers matériels pour l'organisation (caisses, nappes, cafetières, malette, sonorisation, glacières...). On peut ajouter à cela l'assurance (souscrite chez MAAF).
De plus, l'association a la possibilité d'utiliser divers locaux : la grande salle du Foyer Maurice Ravel et son bar (gratuite le dimanche, si on s'y prend suffisamment à l'avance pour les demandes), la salle des Castors (il faut faire une demande à la communauté de communes via la mairie de Buxerolles, ce qui nécessite de s'y prendre encore plus à l'avance), et le Lycée Saint Jacques de Compostelle (location payante : 173€). L'ancienne bibliothèque (située a coté de la grande salle du Foyer Maurice Ravel) pourrait également être disponibles tous les mercredis soirs après 20h, pour reprendre les réunions hebdomadaires (à noter la demande de disposer d'une armoire réservée à l'association dans cette salle, qui pourrait aboutir). Afin de pouvoir disposer des salles pour les tournois, Christophe établit son calendrier en fin de saison, pour pouvoir ainsi réserver les salles pour toute la saison suivante suffisamment à l'avance.

Concernant l'organisation des tournois, Christophe a détaillé les organismes à connaitre au niveau de Magic (la FFMTG, le Tournament Organizer's Program de la DCI), ainsi que les démarches à effectuer pour l'organisation hors-magic (réservation des salles, achats pour le bar, etc...). Il est également important d'apprendre à utiliser le logiciel DCI Reporter pour ceux qui organiseront les tournois. Nous avons également abordé la répartition des lots (actuellement 2,5 boosters donnés par joueur inscrit, dont 1 booster est offert par le TO's Program), plus différents goodies dont le prix correspond au reste du tarif des inscriptions (100% du prix payé par les joueurs pour l'inscritpion est reversé en lots).

2 - Objectifs futurs et idées diverses

Concernant l'organisation des tournois :

- Un planning d'organisation a été établi jusqu'à la fin de l'année civile, pour que d'autres personnes organisent (et pour que les organisateurs habituels puissent jouer et retrouver leur niveau )
- 14/10/2007 : Manu et Romain (on notera au passage que Romain avait prévu d'organiser le w-e où il avait pro-tour... heureusement Lab sera finalement là pour aider Manu)
- 18/11/2007 : Mathieu et Paul
- 19/12/2007 (tournoi de Noël) : Isabelle et Gaylord

- En plus des personnes désignées comme organisateurs (qui ne joueront donc pas le tournoi), les autres membres de l'association essairont d'arriver assez tôt pour aider à la mise en place de la salle et à l'accueil des joueurs, et resteront après le tournoi pour ranger la salle. Lors des moments libres pendant le tournoi, ils pourront également prêter main forte aux organisateurs, par exemple en passant derrière le bar.

- Il faudra continuer les sides-events sur les tournois, comme les tournois construits à 8 joueurs gratuits et dotés (pour les jeunes joueurs, notemment), mais également prévoir si possible du matériel pour organiser un ou deux drafts (entre autres pour d'améliorer le niveau Poitevin dans cette discipline).

- Pour motiver les jeunes et/ou nouveaux joueurs, un classement "Rookies" sera mis en place, pour réserver des lots pour ceux-çi. Un volontaire devra s'occuper de tenir ce classement. Les modalités pour prétendre au statut de Rookie ou non restent à déterminer (cf discussion sur le forum).

- Il faut communiquer plus sur les lots, notemment en les annonçant clairement et en les montrant pendant le tournoi (dans une petite vitrine, par exemple), ceci afin de satifaire et faire rêver les joueurs.

- Enfin, l'association essaira d'organiser un tournoi type 2 supplémentaire une semaine avant les CR (dimanche 9 Mars), pour permettre de tester avant cet évènement (la demande pour la salle a été faite, nous attendons la réponse).


Concernant les réunions le mercredi soir :

- L'association devrait pouvoir ouvrir une salle à partir de début octobre (la petite salle dans le foyer Maurice Ravel), afin de permettre aux joueurs de venir s'entrainer, jouer à des jeux de plateau, ou pour accueillir des nouveaux en quête de conseils de jeu. Deux responsables devront être désignés pour gérer l'alarme et la clé de la salle (à retirer le jour même en mairie de Buxerolles avant 17h30, et à rendre dans la boîte aux lettres).

- Si suffisamment de joueurs sont motivés pour venir y participer régulièrement, nous devrions pouvoir organiser des drafts dans cette salle, moyennant frais d'inscription. Nous étudions actuellement les différentes possibilités pour se fournir en boites de boosters, afin de pouvoir définir le prix des drafts. Il pourrait être également utile de discuter de l'organisation de ces drafts sur le forum (prix, lots ou non, redistibution des rares, etc...). Un proposition de Oyoyo nous permettrait de faire des drafts sans lots pour 7€50 par joueur.


Concernant la communication et la publicité pour l'association :

- Il est nécessaire de faire plus de publicités pour les tournois, sur Internet, dans les boutiques, dans différents lieux publics (fac...).
Pour cela, la confection d'affiches et de flyers à distribuer et placarder est prévue. Manu s'est porté volontaire pour s'occuper de cette tâche. Une fois la maquette établie, il sera possible de faire des photocopies gratuitement à la mairie de Buxerolles.

- La mailing-list devra être mise à jour (nous avons commencé à recueillir de nouvelles adresses au cours des AP Lorwyn), et un site internet sera développé pour présenter l'association, y mettre les résultats des tournois, etc... Paul se propose de développer le site, et d'y associer un forum qui remplacera l'actuel forum Poitevin (avec une organisation plus "propre").


Idées diverses :

- Remettre en état les micro-ordinateurs portables de l'association.

- Prévoir un w-e d'entrainement en février pour que les Poitevins conservent le titre lors des CR.

- Voir les conditions d'organisation de "l'invitational" 2008.

- Allouer un budget annuel pour subventionner une équipe "Damoclès"
lors des déplacements sur les gros évènements (QT).

- Enfin, passer les tests d'abitrage pour disposer de plus d'arbitres certifiés sur Poitiers.

nice report avec de tres bonne idée . deg de pas etre la

Tout ca va dans le bon sens !
Financierement vous etes au paradis... l'Irlande c'est pas la meme...

Une des possibilites envisageables serait aussi d'organiser des tournois Vintage et Legacy suffisament gros, dotes et de communiquer dessus. On est pas loin de paris, on peut attirer des joueurs de Tours... Un event double serait sans doute une bonne facon d'avoir du monde et de satisfaire tous les joueurs.

1 tounoi vintage et en parallele, un scelle ou une serie de 2 drafts type CDF histoire que tout le monde puisse venir et s'amuser.

Un autre truc a relever c'est que l'assoce ne fait plus trop de jeux de reflexion autres que MTG... les pistes pour relancer cette activite doivent soit etre abandonnes soit mises en avant. Pour ma part je n'ai pas d'idees, mais je trouverais domage que cette partie de l'activite de l'assoce tombe dans l'oubli..

En tout cas, un grand merci pour ce compte rendu Paul.

Je n'en ai pas vraiment parlé dans le compte-rendu parce que je la réunion s'est plus concentrée sur l'aspect Magic, mais il y a également des pistes pour relancer la partie "autres jeux", notamment au cours des soirées du mercredi soir.

C'est christophe ottavi qui devrait se charger de cette partie là dès jeux: principalement des jeux de plateaux ...

pour l'irlandais, tout plein d'idées en plus certes, mais nous manquons déjà de bras pour les simples tournois T2 ... commençons par stabiliser et assurer cette activité et le rendez-vous du mercredi soir, avant de partir dans toutes les directions ... enfin, ceci n'est que mon simple avis

ps: bois une pinte à ma santé

loyre a écrit:

ps: bois une pinte à ma santé

Ce sera fait des ce soir !
Et vous avez raison de mettre des priorites en lace.

J'ai vu les participations sur les AP francaises c'est pas mal du tout a Poitiers !

Citation :

J'ai vu les participations sur les AP francaises c'est pas mal du tout a Poitiers !

Carrément, 97 c'était quand même pas mal.
Les tourangeaux se déplacent de plus en plus apparemment. On a même eut le droit à la visite de Selim Creiche.

selim qui fait 3/0/4 ouah !!!

Ouais, mais il le fait avec le sourire...

joker sur le sourire...

"Bababa, t'as joué comme un chien!" ?

Petite suggestion christophe a propos de tes mail :

Met les éditions autorisés. Ca evitera les erreurs comme dimanche de certaines personnes qui ont jouées lorwyn.

@+

je suis d'accord,
mais en ce moment c'est l'arrache total de mon côté
j'attends vraiment le site pour plus de fluidité dans la communication
christophe